Comment écrire des lettres aux dignitaires

Il y a toutes sortes de raisons pour écrire une lettre à un dignitaire. Si vous souhaitez l'inviter (comme votre sénateur ou maire local) à être le conférencier invité à votre diplôme d'études secondaires, vous devez rédiger une lettre. Vous devriez également le faire pour un politicien sur une question ou un problème. Au écrire à un dignitaire il est important de suivre le protocole approprié et d'utiliser des messages d'accueil et de clôture corrects. Sans le design idéal, la lettre semble avoir été écrite par un amateur et n'est pas l'image que vous souhaitez véhiculer.

Pas à suivre:

Écrivez votre lettre à un dignitaire sur du papier à en-tête. Si ce n'est pas possible, écrivez votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail dans le coin supérieur gauche. Laissez un espace et entrez la date. Laissez ensuite deux espaces avant d'écrire l'adresse à l'intérieur.

Utilisez le format de bloc. Cela signifie que toutes les lignes commencent à la marge gauche et qu'il y a un espace entre les paragraphes. Ceci est considéré comme le format approprié pour une lettre commerciale.

N'oubliez pas qu'il s'agit d'une lettre formelle, donc lorsque vous changez d'idées, vous devez changer les paragraphes. Écrivez un anglais facile à comprendre. N'utilisez pas un gros mot quand un petit le fera.

Ajoutez l'adresse à l'intérieur, qui comprend le titre approprié et l'adresse postale qui apparaît sur l'enveloppe. Pour un vicomte, l'adresse à l'intérieur se lit «l'honorable vicomte de Grenfell». Pour un gouverneur, ce serait «l'honorable gouverneur de (état)» et pour un chef indien, chef (nom complet), chef de (tribu ou bande) est approprié.

Utilisez la bonne formule de salutation. Si vous écrivez au président des États-Unis, c'est "Cher Monsieur le Président:" La femme d'un baron s'adresse comme "Chère Madame:"

Présentez-vous. Une explication simple est: «Je m'appelle Janet Jones et je suis la présidente du Grandview Club Marina».

Expliquez exactement pourquoi vous écrivez pour le dignitaire. Les raisons possibles pourraient être que la personne souhaite parler, faire un don ou approuver un produit. Dans le dernier paragraphe, remerciez le dignitaire d'avoir pris le temps de lire votre lettre et de considérer votre proposition. Soyez bref et précis.

Fermez votre lettre par «J'ai l'honneur de vous rappeler, Monsieur, le serviteur le plus humble et le plus obéissant de Votre Majesté», si vous écrivez à un roi, «Sincèrement» pour les membres de la famille royale, et «Sincèrement» ou «respectueusement» à ambassadeurs ou politiciens.

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Laissez votre lettre un jour ou deux, puis modifiez-la pour l'orthographe ou les fautes de frappe.

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Des astuces

• Si vous avez des doutes sur votre lettre à un dignitaire, demandez à un ami ou à un membre de votre famille ayant des compétences en rédaction de l'examiner.